Angebot als X84, D84 oder P84 abgeben

Wer eine Ausschreibung als GAEB-Datei bekommt, gibt sein Angebot meist auch als GAEB-Datei zurück: eine X84 auf eine X83, eine D84 auf eine D83. Die Datei ist schnell erzeugt. Damit das Angebot nicht an einer Formalie scheitert, lohnt sich vor der Abgabe ein genauer Blick auf Preise, Angaben und Ordnungszahlen.

Was in die Abgabedatei gehört

Nach dem GAEB-Standard ergänzen Sie als Bieter das Leistungsverzeichnis um Ihre Preise, Ihre Textergänzungen (etwa Fabrikat und Typ) und, wo verlangt, um freie Mengen. Projekt, LV und Gliederung übernehmen Sie unverändert aus der Angebotsaufforderung, ebenso die Kennungen, an denen der Auftraggeber Ihr Angebot seiner Ausschreibung zuordnet. Die Datei soll also genau das LV des Auftraggebers wiedergeben, nur mit Ihren Eintragungen.

Welches Format zurückgeht

Maßgeblich ist, was die Vergabeunterlagen verlangen. Steht dort nichts anderes, antworten Sie im Format der Anfrage. GAEB Pro nennt das passende Format schon im Importbericht unter „Export“. Eine X84 schreibt die App in der Version der Anfrage, also 3.2 auf eine 3.2-Anfrage, sonst 3.3, und übernimmt Gliederung, Ordnungszahlen und Kennungen der Anfrage unverändert.

Vor der Abgabe prüfen

Jede Position hat einen Preis

Die Angebote müssen die geforderten Preise enthalten (§ 13 Abs. 1 Nr. 3 VOB/A). Fehlende Preise darf ein öffentlicher Auftraggeber grundsätzlich nicht nachfordern, ein solches Angebot wird in der Regel ausgeschlossen (§ 16a Abs. 2 VOB/A). Eine Ausnahme gibt es nur für einzelne unwesentliche Positionen. Auch Bedarfs- und Wahlpositionen mit dem Vermerk „Nur Einh.-Preis“ brauchen einen Preis, obwohl er nicht in die Angebotssumme eingeht.

Wichtig ist der Unterschied zwischen 0,00 und „kein Preis“: Ein Einheitspreis von 0,00 € ist ein Angebot, Sie würden die Leistung dann kostenlos erbringen. Fehlt in GAEB Pro ein Einheitspreis, sperrt die Exportprüfung die Abgabedatei und bietet zwei Wege an: „Mit 0,00 € anbieten …“ oder „Als nicht angeboten kennzeichnen …“. Bedenken Sie: Bei einer öffentlichen Ausschreibung ist eine nicht angebotene Position in der Regel ein fehlender Preis, mit den Folgen von oben.

Ihre Angaben sind vollständig

Lücken im Langtext wie „Fabrikat: …“ oder „Typ: …“ füllen Sie als Bieter aus. Die Angebote müssen die geforderten Erklärungen enthalten (§ 13 Abs. 1 Nr. 4 VOB/A). Fehlt eine Angabe, kann der Auftraggeber sie nachfordern. Hat er Nachforderungen in den Vergabeunterlagen ausgeschlossen, droht der Ausschluss des Angebots. Dasselbe gilt für freie Mengen, also Positionen, bei denen Sie die Menge selbst ermitteln sollen. In GAEB Pro stehen solche Lücken im Positionsdetail unter „Bieterangaben“, offene sind orange als „fehlt“ markiert, und der Filter „Bieterangaben fehlen“ zeigt alle auf einen Blick. X84 und D84 geben die Angaben an den Auftraggeber zurück, eine P84 kann sie nicht tragen. Die Exportprüfung warnt vor fehlenden Angaben und vor diesem Fall. Eine fehlende freie Menge sperrt die Abgabedatei.

Am LV ist nichts verändert

Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig (§ 13 Abs. 1 Nr. 5 VOB/A). Das betrifft Texte, Mengen und Einheiten ebenso wie die Ordnungszahlen. Wer statt des Originals eine eigene Abschrift oder Kurzfassung des LV verwendet, muss die Ordnungszahlen vollzählig, in derselben Reihenfolge und mit denselben Nummern wiedergeben (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 VOB/A). Wer eine Leistung anders anbieten möchte, macht dafür ein Nebenangebot, sofern der Auftraggeber es zulässt. GAEB Pro vergleicht das LV vor der Abgabe mit der Anfrage und warnt, wenn Positionen fehlen oder hinzugekommen sind oder sich Menge oder Einheit geändert haben.

Nachkommastellen und Nachlass

Die Ausschreibung legt fest, mit wie vielen Nachkommastellen Sie Einheitspreise angeben, meist zwei, manchmal drei. Einen Preisnachlass ohne Bedingung tragen Sie an der Stelle ein, die der Auftraggeber dafür bezeichnet, meist im Angebotsschreiben (§ 13 Abs. 4 VOB/A). Steht er woanders, wird er bei der Wertung nicht berücksichtigt. Unaufgefordert angebotene Skonti zählen bei der Wertung ebenfalls nicht (§ 16d Abs. 4 VOB/A). In GAEB Pro tragen Sie einen Nachlass als Betrag unter dem LV ein („Nachlass €“). X84 und P84 übernehmen ihn, die D84 hat dafür kein Feld. Einheitspreise mit mehr Nachkommastellen, als die Anfrage erlaubt, sperren die Abgabedatei, bis sie gerundet sind.

So geht es mit GAEB Pro

1. Preise eintragen oder kalkulieren Tragen Sie Einheitspreise direkt in der Liste ein oder ermitteln Sie sie im Reiter „Kalkulation“ aus Lohn, Stoffen und Geräten. Wer lieber in Excel rechnet, gibt im Export die „Excel-Kalkulation“ aus und holt die Preise mit „Preise einlesen …“ zurück.
2. Vollständigkeit prüfen Der Filter „Ohne Preis“ und „Check-EP“ unter dem LV zeigen Positionen ohne Preis, Menge oder Einheit und auffällige Ausreißer. Offene Bieterangaben findet der Filter „Bieterangaben fehlen“.
3. Abgabedatei erzeugen Im Reiter „Export“ wählen Sie unter „Angebot abgeben“ bei „GAEB-Datei“ das Format, etwa „X84 (GAEB XML, Angebot mit Preisen)“ oder „D84 (GAEB 90, Angebotspreise)“. Die Exportprüfung meldet, was noch fehlt, und führt mit „Zur Position“ direkt dorthin. Steht dort „Exportprüfung: bereit“, sichern Sie die Datei mit „Exportieren …“.
4. Dokumente dazu Im selben Bereich erzeugen Sie das Angebot als PDF oder Word mit Ihren Firmendaten und Logo sowie die EFB-Formblätter 221 und 223.
5. Hochladen Laden Sie die Dateien zusammen mit Angebotsschreiben und Erklärungen auf der Vergabeplattform hoch.

Was außer der GAEB-Datei zum Angebot gehört

Die GAEB-Datei allein ist bei öffentlichen Ausschreibungen selten das ganze Angebot. Was dazugehört, listet die Aufforderung zur Angebotsabgabe auf, bei Bauvorhaben des Bundes das Formblatt 211 aus dem Vergabehandbuch (VHB). Häufig sind das:

• das Angebotsschreiben (im VHB Formblatt 213) mit Ihren Firmendaten und gegebenenfalls dem Nachlass,
• die Preisermittlung auf den EFB-Formblättern 221 oder 222, auf Verlangen auch die Aufgliederung der Einheitspreise auf Formblatt 223,
• Eigenerklärungen und Nachweise, etwa zur Eignung oder zu Nachunternehmern.

Elektronische Angebote reichen Sie über die Vergabeplattform des Auftraggebers ein, in der Form, die er festlegt: in Textform oder mit elektronischer Signatur (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A). Die Plattform hält die Angebote bis zum Öffnungstermin verschlüsselt (§ 13 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A). Eine einfache E-Mail erfüllt das in der Regel nicht. Private Auftraggeber nehmen das Angebot dagegen meist als PDF per E-Mail, die GAEB-Datei auf Wunsch dazu.

Drei Tipps aus der Praxis

• Alles aus einem Stand erzeugen. Erstellen Sie GAEB-Datei, PDF und Formblätter erst, wenn die Preise feststehen. Ändern Sie danach noch etwas, erzeugen Sie alle Dokumente neu, damit sie zueinander passen.
• Datei nicht von Hand nachbearbeiten. Schon ein Umbenennen der Endung oder ein Speichern in einem anderen Programm kann Kennungen oder Gliederung verändern.
• Nicht bis zur letzten Minute warten. Das Hochladen auf der Vergabeplattform braucht Zeit, manchmal auch eine Anmeldung oder ein eigenes Bieterprogramm. Ein Angebot, das nicht fristgerecht eingeht, wird in der Regel ausgeschlossen (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A).